The People Potential Coordinator provides administrative assistance to the People Potential department, including high-level support to the Vice President, People Potential. This includes the coordination of on-site training, new employee onboarding activities, and meeting planning.

The role will be also responsible for  the  coordination and execution of A&W’s 2026 Communications Day, including participation in planning meetings, speaker preparation and liaising with external vendors to coordinate meeting rooms, audio visual equipment and food and beverage.

Responsibilities

• Calendar and meeting management, preparation of correspondence and other general administrative duties. 

• Draft and edit various materials for People Potential, including presentations, Core Training materials, News Items, and other internal communications.

• Responsible for managing the HR inbox, answering inquiries, providing position information and responding to or elevating issues as required.

• Coordinate the Core Training workshops by arranging the schedule, meeting rooms, catering and trainers, as well as communications, pre-work, and tracking attendance.

• Responsible for maintaining the privacy of confidential information. 

• Provide support to the Director, Organizational Development in the planning and preparation for the annual Corporate Communications Day, including logistics, communications and materials.

• Responsible for the coordination of timely and thorough Onboarding for new employees through various onboarding processes including the HRIS.

Education and Experience

• A minimum of 1-2 years office experience, and completion of or working towards a post secondary degree, ideally in Human Resources.

• Exceptional administrative, organizational, communication, interpersonal and time management skills.

• The ability to effectively represent the company at a highly professional level with A&W franchisees, consultants, suppliers and other external contacts, maintaining the highest level of discretion.   

• Independent judgment, responsiveness to customer requests, and initiative.   

• Preference will be given to someone with experience in event planning, including logistics coordination, budget and timeline tracking and on-site execution.

• This position also requires a high level of proficiency in all standard computer programs, as well as a willingness and aptitude to leverage new software as it comes available.   

• Familiarity working with collaborative software, such as the Google suite of products, and/or artificial intelligence (AI) productivity applications is an asset.

About A&W

A&W Food Services of Canada is a Canadian company with over $1.8 billion in sales and nearly 1,100 franchised restaurants across the country. Through a steadfast commitment to collaborative working relationships and strategy, A&W has repeatedly earned recognition as a highly successful business.

Interested candidates are encouraged to apply with their resume to hr@aw.ca

Location: A&W Home Office - North Vancouver, BC

Job Type: Full-time, 12 week contract

Salary: $28 / hour 

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Le Coordinateur(-trice), Potentiel humain apporte un soutien administratif à ce dernier, notamment en fournissant un accompagnement de haut niveau au Vice-présidente, Potentiel humain. Ses missions comprennent la coordination des formations sur site, les activités d’intégration des nouveaux collaborateurs et l’organisation des réunions.

Le titulaire du poste sera également chargé de la coordination et de l’organisation de la Journée de la communication d'entreprise de 2026, ce qui inclut la participation aux réunions de planification, la préparation des intervenants et la liaison avec les prestataires externes pour coordonner les salles de réunion, le matériel audiovisuel ainsi que la restauration.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda et des réunions, rédaction de la correspondance et autres tâches administratives générales. 

• Rédaction et révision de divers documents pour le service Potentiel humain, notamment des présentations, des supports de formation, des actualités et d'autres communications internes.

• Gérer la boîte de réception des RH, répondre aux demandes de renseignements, fournir des informations sur les postes et traiter ou remonter les problèmes si nécessaire.

• Coordonner les ateliers de formation en organisant le planning, les salles de réunion, la restauration et les formateurs, ainsi que la communication, les travaux préparatoires et le suivi des présences.

• Chargé(e) de garantir la confidentialité des informations sensibles. 

• Assister la Directrice principale, Développement organisationnel dans la planification et la préparation de la Journée annuelle de la communication d’entreprise, notamment en matière de logistique, de communication et de supports.

• Chargé(e) de coordonner l’intégration rapide et complète des nouveaux collaborateurs à travers divers processus d’intégration, notamment via le SIRH.

Formation et expérience

• Au moins 1 à 2 ans d’expérience en administration, et être titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur ou en cours d’obtention, de préférence dans le domaine des ressources humaines.

• Excellentes compétences en matière d’administration, d’organisation, de communication, de relations interpersonnelles et de gestion du temps.

• Capacité à représenter efficacement l’entreprise avec un haut niveau de professionnalisme auprès des franchisés A&W, des consultants, des fournisseurs et d’autres interlocuteurs externes, tout en faisant preuve de la plus grande discrétion.   

• Esprit d’initiative, réactivité face aux demandes des clients et capacité à faire preuve de discernement.

• La préférence sera donnée à une personne ayant de l'expérience dans l'organisation d'événements, notamment la coordination logistique, le suivi du budget et du calendrier, ainsi que la mise en œuvre sur site.

• Ce poste exige également une maîtrise approfondie de tous les logiciels courants, ainsi que la volonté et l'aptitude à tirer parti des nouveaux logiciels dès leur mise à disposition.   

• Une bonne connaissance des outils collaboratifs, tels que la suite Google, et/ou des applications de productivité basées sur l'intelligence artificielle (IA) constitue un atout.

À propos de A&W

Services alimentaires A&W du Canada est une entreprise canadienne dont le chiffre d’affaires annuel dépasse 1,8 milliard de dollars et qui compte près de 1 100 restaurants franchisés partout au pays. Forte d’un engagement indéfectible envers sa stratégie et des relations de travail axées sur la collaboration, A&W a été maintes fois reconnue comme une entreprise très prospère.

Les personnes intéressées sont invitées à envoyer leur curriculum vitae à hr@aw.ca.

Lieu : Siège social d'A&W, North Vancouver

Type d'emploi : Temps plein, contrat de 12 semaines 

Salaire : 28 $ de l'heure