The Administrative Assistant, Design & Construction is an essential and active member of the Modernization Design team, providing administrative support to the Design and Construction & Project Management departments.

Responsibilities

• Provide administrative support to the Design and Construction & Project Management teams as required, including serving as an in-house link to those consultants and contractors working remotely. This includes organizing and scheduling meetings, filing, travel arrangements, and maintaining databases.

• Responsible for maintaining a tracking system, generating meaningful reports and providing insights on the data, ensuring there is the necessary clarity at a per-project level on the various milestone dates captured within the database, and tracking resource allocation.

• Create feasibility files and digitally archive files on an ongoing basis, maintaining a tracking list for all Modernization Consultant quotes and final invoices, and checking spending on invoices against the annual Modernization Consultant spending budget. 

• Secure photos for projects from both internal and external partners, creating Modernization files and folders and compiling and sending out design packages.

• Receive all inquiries to the Design & Construction and Modernization teams and respond or redirect as appropriate, including creating a list of interested Modernization suppliers and contractors, and providing Franchisees and general contractors with information pertaining to drawings and specifications, as well as following up with landlords on documents and approvals.

Education and Experience

• A good working knowledge and understanding of the design and construction process from design drawings to project close-out.

• Exceptional verbal and written communication skills.

• Excellent organizational, time management, analytical and problem-solving skills, as well as a particular attention to detail. 

• The ability to prioritize and manage multiple tasks and deadlines with personal initiative and resourcefulness.

• Demonstrated accurate spreadsheet and word processing skills (Google Docs, Google Sheets, etc.). 

• Experience working with Smartsheet is highly valued, and other database management experience is an asset. 

• Familiarity with collaborative technology software tools, such as the broader Google suite of products, is also an asset.

About A&W

A&W Food Services of Canada is a Canadian company with over $1.8 billion in sales and nearly 1,100 franchised restaurants across the country. Through a steadfast commitment to collaborative working relationships and strategy, A&W has repeatedly earned recognition as a highly successful business. 

Interested candidates are encouraged to apply with their resume to hr@aw.ca

Job Type: Permanent full-time

Starting from $53,000 (minimum) to $66,000 (midpoint)* per annum. 

*The midpoint of the role is intended for those demonstrating sustained successful performance in all accountabilities of the position. 

Benefits include medical and dental, life insurance, employer matched pension contribution, wellness spending account, paid flex days, hybrid work schedule, home workstation allowance and employee assistance program.

This text was translated by a translation software; please excuse any grammatical errors. Please provide any feedback on the quality of the translation. / Ce texte a été traduit par un logiciel de traduction, veuillez excuser les erreurs grammaticales. N'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires sur la qualité de la traduction.

L'adjoint administratif, conception et construction, est un membre essentiel et actif de l'équipe de conception de la modernisation. Il fournit un soutien administratif aux services de conception et de construction et de gestion de projet.

Responsabilités

• Fournir un soutien administratif aux équipes de conception, de construction et de gestion de projet selon les besoins, notamment en assurant la liaison en interne avec les consultants et les entrepreneurs travaillant à distance. Cela comprend l'organisation et la planification des réunions, le classement des documents, l'organisation des déplacements et la gestion des bases de données.

• Chargé de la gestion d'un système de suivi, de la production de rapports pertinents et de l'analyse des données, en veillant à ce que chaque projet bénéficie d'une clarté suffisante quant aux différentes dates clés enregistrées dans la base de données, et en assurant le suivi de l'affectation des ressources.

• Créer des dossiers de faisabilité et archiver numériquement les fichiers de manière continue, tenir à jour une liste de suivi de tous les devis et factures finales des consultants en modernisation, et vérifier les dépenses sur les factures par rapport au budget annuel alloué aux consultants en modernisation.

• Obtenir des photos pour les projets auprès de partenaires internes et externes, créer des dossiers et des dossiers de modernisation, et compiler et envoyer les dossiers de conception.

• Recevoir toutes les demandes adressées aux équipes de conception et de construction et de modernisation, et y répondre ou les rediriger selon le cas, notamment en créant une liste des fournisseurs et entrepreneurs intéressés par la modernisation, et en fournissant aux franchisés et aux entrepreneurs généraux les informations relatives aux plans et aux spécifications, ainsi qu'en assurant le suivi auprès des propriétaires concernant les documents et les autorisations.

Formation et expérience

• Une bonne maîtrise et une bonne compréhension du processus de conception et de construction, depuis les plans techniques jusqu'à la clôture du projet.

• D'excellentes compétences en communication orale et écrite.

• D'excellentes compétences en matière d'organisation, de gestion du temps, d'analyse et de résolution de problèmes, ainsi qu'un sens aigu du détail.

• La capacité à hiérarchiser et à gérer plusieurs tâches et échéances en faisant preuve d'initiative et d'ingéniosité.

• Des compétences avérées en matière de tableurs et de traitement de texte (Google Docs, Google Sheets, etc.).

• Une expérience de travail avec Smartsheet est très appréciée, et toute autre expérience en gestion de bases de données constitue un atout.

• La maîtrise des outils logiciels collaboratifs, tels que la suite Google au sens large, constitue également un atout.

À propos de A&W

Services alimentaires A&W du Canada est une entreprise canadienne dont le chiffre d’affaires annuel dépasse 1,8 milliard de dollars et qui compte près de 1 100 restaurants franchisés partout au pays. Forte d’un engagement indéfectible envers sa stratégie et des relations de travail axées sur la collaboration, A&W est reconnue depuis longtemps comme une entreprise des plus prospères.

Les personnes intéressées sont invitées à envoyer leur curriculum vitae à hr@aw.ca.

Type d’emploi : Temps complet, permanent

Salaire : $ 53,000 (minimum) à $66,000 (point médian)* par an.  

*Le point médian de la fonction est destiné à ceux qui font preuve d'une performance soutenue et réussie dans toutes les responsabilités du poste.

Les avantages sociaux comprennent les soins médicaux et dentaires, une assurance-vie, une contribution de l’employeur au régime de retraite, un compte de mieux-être, des congés flex, une semaine de travail de 35 heures, une allocation pour l’utilisation d’un bureau à domicile et un programme d’aide aux employés.